Cosa e’ la fattura elettronica?
Così come definito dalla Direttiva 2001/115/CE , per fattura elettronica si intende“la trasmissione o la messa a disposizione del destinatario e l’archiviazione effettuate mediante attrezzature elettroniche di trattamento (inclusa la compressione numerica ) e di memorizzazione dei dati ,e utilizzando fili,radio,mezzi ottici o altri mezzi elettromagnetici”. I vari sistemi di trasmissione ed archiviazione elettronica delle fatture , si possono raggruppare essenzialmente in due tipologie:
  1. Sistemi EDI ( Electronic Data Interchange ) , ovvero sistemi basati sullo scambio elettronico di dati commerciali ed amministrativi tra sistemi informatici mediante una norma concordata per strutturare i messaggi;
  2. Sistemi basati su tecnologie web-based , a bassissimo costo e molto semplici nell’utilizzo, che impiegano la firma digitale , la marca temporale, il PDF (Portable Document Format ) , l’XML (eXtensible Markup Language , metalinguaggio di descrizione dei dati ) , l’UBL ( Universal Business Language ), il protocollo SSL, etc...
In entrambi i casi, per ogni fattura elettronica emessa , dovrà essere garantita: l’autenticità della loro origine (il destinatario della fattura deve avere la certezza che la fattura provenga dalla persona che l’ha emessa) , l’integrità del loro contenuto (nulla nel documento-fattura deve modificarsi nel transito ,sia intenzionalmente che accidentalmente) e il riferimento temporale.

E’ ammessa in Italia la trasmissione delle fatture in formato elettronico?
Si, in Italia è attualmente ammessa la trasmissione e l’ archiviazione delle fatture attive generate in formato elettronico (senza quindi più l’obbligo di stamparle su carta ) e l’archiviazione in formato analogico o digitale delle fatture passive pervenute in cartaceo.
Con l’emanazione infatti del Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 nr 52 (Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA) e del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 (modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto ) , è finalmente possibile anche in Italia smaterializzare elettronicamente il ciclo attivo e passivo di fatturazione .E’ altresì ammesso affidare in outsourcing ad un partner esterno (outsourcer) , la gestione dell’intero processo di fatturazione , ed in questo modo, ai notevoli vantaggi connessi alla smaterializzazione elettronica delle fatture, sarà possibile aggiungere ulteriori risparmi derivanti dal trasferire all’esterno un processo aziendale non strategico con una rilevante componente informatica.

Quanto costa il totale trattamento di una fattura cartacea?
Per le imprese Europee il costo per il totale trattamento di una fattura cartacea è stimato tra 10-50 euro . In particolare ,una inchiesta condotta in Francia nel gennaio del 2002 *,ha individuato in 27 euro a fattura il costo medio per il totale trattamento di una fattura cartacea ; costo che per 2/3 è a carico dell’acquirente /cliente e per 1/3 a carico del venditore/fornitore.

*Inchiesta condotta dalla BVA su un campione di oltre 1000 aziende

Quali sono i costi che incidono nel trattamento di una fattura cartacea?
  1. Costi per lavoro diretto:
    • Tempo per la redazione delle fatture di vendita.
    • Tempo per il trattamento delle fatture in arrivo (ricevere e aprire le buste, smistare le fatture, etc..).
    • Tempo per il trattamento delle fatture in partenza (imbustare le fatture, affrancare le buste, etc..).
    • Tempo per il processo di pre-data entry: verificare la correttezza dei dati contenuti in fattura (denominazione, luogo, modalità di pagamento, etc..).
  2. Costi per lavoro indiretto:
    • Tempo per eccezioni, dispute e contenzioso derivanti da errori di fatturazione.
    • Tempo per fornire ai clienti informazioni telefoniche sul contenuto delle fatture.
    • Tempo per fornire ai clienti copie di fatture.
    • Tempo destinato all’ archiviazione ed alle successive ricerche.
    • Tempi ed errori derivanti dal data entry manuale delle fatture.
    • Tempo nella riconciliazione delle fatture con i pagamenti e con gli incassi.
  3. Costi per carta, bolli, buste e costi vari:
    • Costi per carta,bolli e buste.
    • Costi per spazi destinati agli archivi.
    • Hardware e software di produzione.
    • Costo per la distruzione delle fatture.
    • Costi di formazione ed aggiornamento personale amministrativo.

Quali sono i vantaggi delle fatture elettroniche?
  1. Vantaggi economici, con una drastica riduzione dei costi per il trattamento delle fatture:
    • Elimina l’acquisto di carta,buste e bolli.
    • Elimina il tempo destinato all’archiviazione ed alle successive ricerche.
    • Elimina i ritardi ed i disguidi dall’inoltro cartaceo delle fatture.
    • Riduce il tempo di trattamento della posta(fatture in arrivo e fatture in partenza).
    • Riduce le eccezioni ,le dispute e il contenzioso derivanti da errori di fatturazione (una fattura su cinque è contestata-fonte BCG).
    • Elimina il costo di distruzione delle fatture.
    • Elimina il tempo per fornire ai clienti informazioni telefoniche sul contenuto delle fatture e copie di fatture.
    • Elimina i costi di formazione ed aggiornamento personale amministrativo (elaborazione automatica dei dati ).
    • Elimina il data entry manuale in contabilità delle fatture di vendita e di acquisto (elaborazione automatica dei dati ).
    • Elimina il data entry manuale in contabilità dei pagamenti ed incassi (elaborazione automatica dei dati ).
  2. Vantaggi commerciali:
    • La possibilità di inserire in fattura messaggi promozionali, rendono la fatturazione elettronica uno straordinario sistema di marketing one-to-one ,di comunicazione mirata e di fidelizzazione della clientela (lancio di un nuovo prodotto, sconti particolari su determinati quantitativi di acquisti,etc).
    • La possibilità di inserire in fattura allegati pubblicitari, permette di aumentare ulteriormente i vantaggi economici derivanti dalla smaterializzazione elettronica delle fatture (in particolare nel billing).
    • Maggiore e migliore qualità nelle informazioni, accrescendo la relazione cliente-fornitore.
  3. Vantaggi finanziari:
    • Riduce i mancati pagamenti (automatismi nei solleciti dei pagamenti).
    • Migliora la gestione della tesoreria ( gestione in outsourcing della tesoreria anche per le PMI).
  4. Vantaggi organizzativi:
    • Accesso on-line (web o intranet) da parte di tutte le diverse aree aziendali alle fatture di acquisto e di vendita ed ai loro rispettivi contratti, ordini e ad ogni ulteriore comunicazione trasmessa e/o ricevuta.
    • Sarà più semplice orientarsi verso il Business Process Outsourcing (BPO): esternalizzare i processi aziendali non strategici, quali la gestione del ciclo di fatturazione (attivo e passivo ), la elaborazione dei dati contabili e la gestione della tesoreria , con tutti i vantaggi che ne derivano.
  5. Vantaggi logistici:
    • Elimina i costi per spazi destinati agli archivi.
  6. Rapporti con il fisco:
    • Le amministrazioni finanziarie saranno agevolate nei controlli , in quanto le fatture elettroniche possono essere controllate molto più velocemente con sistemi di ricerca logica ed estrattori automatici di dati.
  7. Rapporti con terzi:
    • Maggiore integrazione tra fatturazione e pagamenti/incassi elettronici nei rapporti con le banche.
    • Maggiore velocità nel controllare le fatture da parte dei sindaci.

Come fa eFattura a garantire per ogni singola fattura l’autenticità della loro origine e l’integrità del loro contenuto?
Così come stabilito dalla Direttiva 2001/115/CE , dal Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 nr 52 e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 , eFattura garantisce per tutte le fatture trasmesse ed archiviate , l’autenticità della loro origine e l’integrità del loro contenuto tramite l’ausilio del protocollo SSL e della firma digitale.
Il protocollo HTTPS Secure Socket Layer (SSL) , sviluppato da Netscape Comminication Inc. e successivamente supportato dai browser di maggiore diffusione (compreso Microsoft Explorer ) , è il piu’ conosciuto ed affermato protocollo per le transazioni sicure su web. Grazie a questa tecnologia, che utilizza un complesso sistema di crittografia con chiave a 128 bit, le informazioni riservate inviate al server sicuro di eFattura viaggiano su Internet solo in forma criptata, ovvero codificate secondo un complesso algoritmo matematico che ne garantisce l'illeggibilità da parte di malintenzionati.
La firma digitale è il risultato di una procedura informatica e crittografica basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata , in grado di consentire al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica , rispettivamente , di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Un documento firmato digitalmente , risponde a quattro fondamentali garanzie:
  1. Provenienza: certezza che il documento proviene in maniera certa dal titolare della firma.
  2. Integrità: certezza che una volta firmato, il documento non potrà più essere modificato.
  3. Riservatezza: certezza che il documento potrà essere letto solo dal destinatario
  4. Non ripudio:chi ha firmato il documento non può negare di averlo firmato